En la actualidad, la mayoría de las personas busca aprovechar su tiempo al máximo, evitando actividades que tomen gran cantidad de horas de su día. Las reuniones laborales pueden ser una gran inversión de tiempo, siempre y cuando, sean productivas.

Ya sean reuniones presenciales o en línea, es importante conocer algunas técnicas que te ayudarán a dirigir las juntas de forma precisa.

1. Mantener una comunicación de “Ronda”

Ningún participante debe ser solo oyente ni tampoco abarcar toda la reunión exponiendo sus ideas. Por lo que fomentar una comunicación de ronda permite que la junta sea más dinámica. Permitiendo a todos los asistentes la oportunidad de hablar y emitir su opinión sobre el tema.

También es importante mantener un rango de tiempo en la participación de cada uno, para evitar la redundancia y respetar los horarios de la reunión.  Esta técnica es recomendable para grupos pequeños con un tema en específico, y no hay que olvidar concluir la reunión con las ideas más importantes mencionadas durante la reunión.

2.  Apoyar la reunión con mapas mentales

Algunas juntas creativas son muy difíciles de dirigir o de iniciar por la complejidad o la cantidad de temas a tratar. En estos casos una forma sencilla de dar inicio al desarrollo de una idea nueva o una lluvia de ideas, es por medio de un mapa mental que ayude a organizar muchos conceptos variados.

Puede haberse pensado de antemano y el moderador de la reunión puede modificarlo a medida que se vayan resolviendo los temas a discutir.  Con este método se consigue orientar a los participantes de mejor manera, ayudándoles a estar en sintonía con todos los demás.

Además, al concluir la reunión ya estarán planteado en el mapa todos los puntos discutidos, facilitando el resumen final.

3.  Analizar el flujo de la reunión

Preguntar constantemente sobre el nivel de energía y comprensión de los asistentes es importante. Así se evita perder tiempo por tener que explicar un punto nuevamente.

Por ejemplo, valerse de la técnica de “pulgares arriba/abajo” es una muy buena forma de saber qué tan bien están comprendiendo los temas tratados o si están cómodos con el flujo de la reunión.

No hay que olvidar que lo más importante para la productividad en las empresas dentro de una reunión, es satisfacer las necesidades del equipo de trabajo. Así que lo primordial es conocer a los integrantes de la junta para saber qué técnica utilizar y cómo combinarlas. 

Por otro lado, elegir los métodos más adecuados y el espacio de reunión, serán clave para que el equipo sea mucho más eficaz.

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